ROCZNE ROZLICZENIE SKŁADKI ZDROWOTNEJ

Czym jest roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne

Każda osoba prowadząca pozarolniczą działalność, która opłaca składki na własne ubezpieczenia, w 2023 r. po raz pierwszy ma obowiązek złożyć roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne. Służy ono temu, aby ustalić składkę na ubezpieczenie zdrowotne za dany rok na podstawie przychodów/dochodów w nim osiągniętych.

Kogo dotyczy roczne rozliczenie

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy płatników składek, jeżeli w 2022 roku stosowana była jedna z poniższych form opodatkowania:

zasady ogólne – podatek według skali,
zasady ogólne – podatek liniowy,
ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Do kiedy i jak przekazać roczne rozliczenie

Dokument z rocznym rozliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2022 rok należy złożyć do 22 maja 2023 roku na drukach ZUS DRA (blok XII), ZUS RCA (blok III.F).

Zgodnie z rozporządzeniem od 1 maja 2023 zostają wprowadzone nowe wzory dokumentów ZUS DRA i ZUS RCA

Co wynika z rocznego rozliczenia

Jeżeli w wyniku rocznego rozliczenia okaże się, że składka na ubezpieczenie zdrowotne została:

opłacona w kwocie wyższej niż ustalona, będzie przysługiwał jej zwrot – chyba że są zaległości za składki lub nienależnie pobrane świadczenia z ubezpieczenia społecznego,
opłacona w kwocie niższej niż ustalona – należy ją uregulować wraz ze składką za kwiecień 2023 roku, czyli do 22 maja.

Jak złożyć wniosek o zwrot nadpłaty

Wniosek o zwrot nadpłaty utworzony zostanie na profilu płatnika na Platformie Ubezpieczeń Społecznych (PUE) ZUS. Należy go sprawdzić, podpisać i wysłać do ZUS – do 1 czerwca 2023 roku. Nadpłatę zostanie przekazana na rachunek bankowy, który jest zapisany na koncie płatnika składek, najpóźniej do 1 sierpnia.

Za każdy miesiąc prowadzenia działalności w 2022 roku musisz złożyć do ZUS dokumenty rozliczeniowe z ustaloną składką na ubezpieczenie zdrowotne. Dokumenty korygujące wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne za rok 2022, należy złożyć:

najpóźniej do dnia, w którym jest składany wniosek o zwrot nadpłaty,
do 30 czerwca 2023 roku – jeśli nie składa się wniosku o zwrot nadpłaty.

Więcej dokumentach rozliczeniowych za 2022 r niezbędnych do obliczenia składki zdrowotnej i terminach przekazania ewentualnych korekt do ZUS:

Kalendarz ZUS – jakie terminy dla wniosku o zwrot nadpłaty

22 maja 2023 r. – ostatni dzień na złożenie dokumentów rozliczeniowych za 04.2023 wraz z rocznym rozliczeniem składki zdrowotnej oraz na opłacenie należnych składek za 04.2023 wraz z dopłatą składki rocznej.
1 czerwca 2023 r. – ostatni dzień na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne.
1 sierpnia 2023 r. – maksymalny termin na zwrot nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne.

10 odpowiedzi ZUS na pytanie, co zrobić w maju i czerwcu 2023 r.?

Pytanie 1. Czy ZUS zwróci nadpłatę wykazaną w rozliczeniu rocznym, jeżeli na koncie płatnika nie będzie kompletu dokumentów rozliczeniowych?

Zapisanie na koncie płatnika kompletu dokumentów rozliczeniowych ma wpływ na ustalenie kwoty dopłaty albo nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Dlatego jeśli płatnik, mimo komunikatów, nie przekaże kompletu dokumentów rozliczeniowych, nadpłata będzie mogła zostać zwrócona dopiero po przekazaniu tych dokumentów albo po ich sporządzeniu przez ZUS z urzędu.

Pytanie 2. Czy płatnik może wskazać we wniosku o zwrot inny numer rachunku bankowego niż jest zapisany na jego koncie w ZUS?

W przypadku płatnika, który prowadzi działalność, zwrot nadpłaty jest możliwy wyłącznie na rachunek bankowy zapisany na jego koncie w ZUS.

Jeśli zapisany w ZUS rachunek nie jest aktualny, w pierwszej kolejności należy przekazać aktualny numer rachunku bankowego i dopiero zatwierdzić wniosek o zwrot nadpłaty.

Pytanie 3. Czy w poz. 09, 16 i 23 cz. XII ZUS DRA należy wykazać składki należne, niezależnie od tego, czy zostały w tej kwocie zapłacone?

Tak, w tych pozycjach należy wpisać sumę składek, które zostały wykazane w dokumentach rozliczeniowych przekazanych do ZUS albo w dokumentach sporządzonych lub skorygowanych przez ZUS za poszczególne miesiące roku składkowego (dla podatku liniowego, skali podatkowej za okres luty 2022 –styczeń 2023) lub kalendarzowego (dla ryczałtu ewidencjonowanego za okres styczeń-grudzień 2022).

Wyjątek: W przypadku podatku liniowego, skali podatkowej, jeśli od stycznia 2023 r. płatnik zmienił formę opodatkowania na inną, wówczas wykazuje sumę składek za okres luty-grudzień 2022.

Pytanie 4. Jeżeli w poz. 09, 16 i 23 cz. XII ZUS DRA należy wskazać składki należne, a będą one inne niż zapłacone, kwota do zwrotu będzie wynikać z ZUS DRA, czy z wniosku przygotowanego przez ZUS, gdzie składka roczna zostanie porównana, zgodnie z ustawą, ze składkami zapłaconymi za rok składkowy (zasady ogólne) albo rok kalendarzowy (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych)?

Kwota do zwrotu wykazana w ZUS DRA będzie ujęta w utworzonym przez ZUS wniosku o zwrot.
Zwrot nastąpi, jeżeli płatnik nie ma zaległości w opłacaniu składek lub nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, do których zwrotu został zobowiązany płatnik.
Jeśli płatnik nie ma żadnych zaległości, zostanie zwrócona kwota z ZUS DRA.
Jeśli płatnik ma zaległości (np. składkowe), to kwota zwrotu będzie podlegała zaliczeniu na poczet tych zaległości. W takim przypadku zwrot nastąpi w niższej kwocie.

PYTANIE 5. Czy kwotą do dopłaty na podstawie ZUS DRA/RCA będzie różnica między składkami należnymi a składką roczną, czy składkami zapłaconymi a składką roczną?

Kwotą do dopłaty jest różnicą między składkami należnymi wykazanymi w dokumentach rozliczeniowych (przekazanych przez płatnika oraz sporządzonych lub skorygowanych przez ZUS) a składką roczną.

Pytania 6 -8. Składka roczna 50 000 zł, suma składek należnych za poszczególne miesiące roku 40 000 zł, suma składek zapłaconych za poszczególne miesiące roku 30 000 zł.

Pytanie 6) Czy w ZUS DRA/RCA należy wykazać kwotę do dopłaty 10 000 zł, a w terminie do 22 maja 2023 r. wpłacić dopłatę w kwocie 20 000 zł?

W ZUS DRA/RCA należy wykazać kwotę dopłaty w wysokości 10 000 zł.

Pytanie 7) Jednocześnie w tym samym ZUS DRA/RCA w rozliczeniu rocznym składek za 2022 r. wykazano kwotę do zwrotu na 5 000 zł (z innej formy opodatkowania). Czy w poz. 26 należy wpisać kwotę 5 000 zł (10 000 zł –5 000 zł) i wpłacić tylko różnicę 15 000 zł (20 000 zł –5 000 zł) w terminie do 22 maja 2023 r.?

W pozycji 26 (kwota do dopłaty) należy wpisać 5 000 zł. W przypadku różnych form opodatkowania w polu łączna kwota dopłaty (poz. 26) albo zwrotu (poz. 27) –należy wpisać ustaloną różnicę kwot dopłat i zwrotu.

W terminie do 22 maja 2023 r. należy opłacić łączną kwotę należnych składek, tj. za kwiecień br. i kwotę dopłaty.

Pytanie 8) Jeżeli kwota do zwrotu wynikająca z rozliczenia rocznego będzie wyższa od kwoty do dopłaty, wówczas przedsiębiorca wykazuje tylko różnicę w poz. 27 i nie wpłaca dopłaty do 22 maja 2023 r., a we wniosku o zwrot składek przygotowanym przez ZUS wykazana będzie wyłącznie nadwyżka kwoty do zwrotu nad kwotą do dopłaty?

Tak, jeżeli kwota do zwrotu z jednej formy opodatkowania będzie wyższa od kwoty dopłaty dla drugiej formy, to w poz. 27 (kwota do zwrotu) należy wpisać ustaloną dla nich różnicę.

W takim przypadku kwota dopłaty została rozliczona z kwoty nadpłaty.

We wniosku o zwrot przygotowanym przez ZUS będzie ujęta kwota z poz. 27 (nadwyżka kwoty do zwrotu nad kwotą do dopłaty).

Pytanie 9-10. Zaliczenie nadpłaty składek na poczet zobowiązań z tytułu składek

Przedsiębiorca ma prawo nie składać wniosku o zwrot nadpłaty, ale skorzystać z rozwiązania przewidzianego w art. 81 ust. 2qa ustawy. Nadpłata wykazana jest w ZUS DRA za kwiecień 2023 r. Jednocześnie z deklaracji tej wynika zobowiązanie z tytułu składek należnych za kwiecień 2023 r.

Przedsiębiorca deklarację tę złożył 22 maja 2023 r. Załóżmy, że kwota nadpłaty jest wyższa od kwoty bieżącego zobowiązania za kwiecień 2023 r., a przedsiębiorca do 22 maja 2023 r. nie uregulował tego zobowiązania. Do 1 czerwca 2023 r. przedsiębiorca nie złożył wniosku o zwrot nadpłaty składek.

Pytanie 9) Czy nadpłata składek będzie podlegać zaliczeniu na poczet składek należnych za kwiecień 2023 r. z dniem 22 maja 2023 r., czy z inną datą?

Pytanie 10) Jeśli będzie to ta inna data, czy za okres od 23 maja 2023 r. do dnia zaliczenia nadpłaty zobowiązanie za kwiecień 2023 r. ma status zaległych składek i naliczone zostaną odsetki za zwłokę?

Płatnik po przekazaniu deklaracji rozliczeniowej za kwiecień 2023 r. ma obowiązek opłacenia składek, które z niej wynikają.

Ustawodawca nie przewidział możliwości równoczesnego rozliczenia nadpłaty, która wynika z rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne, w poczet należności wykazanych w deklaracji rozliczeniowej za kwiecień. Nadpłata taka może zostać zwrócona.
Jeśli płatnik nie opłaci składek, które wynikają z deklaracji za kwiecień i chce, żeby nadpłata powstała z rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne rozliczyła te należności, powinien wystąpić z wnioskiem o jej zwrot. Tryb taki umożliwi rozliczenie nadpłaty na składki z uwzględnieniem daty, która wynika z terminu przekazania rocznego rozliczenia. Przy czym ZUS ma obowiązek rozpatrzenia wniosku, w tym rozliczenia nadpłaty np. na składki za kwiecień, w terminie do 1 sierpnia.
Jeżeli płatnik nie przekaże wniosku o zwrot nadpłaty do 1 czerwca, wówczas zostanie ona rozliczona na koncie płatnika w terminie do 31 grudnia, o ile Szef Krajowej Administracji Skarbowej nie przekaże informacji o rozbieżnościach pomiędzy formą opodatkowania i wysokością przychodów lub dochodów wykazanych w dokumentach przekazywanych do ZUS a formą opodatkowania i wysokością przychodów lub dochodów wykazanych dla celów podatkowych. W przypadku potwierdzenia rozbieżności, w pierwszej kolejności ZUS przeprowadzi postępowanie w tej sprawie i dopiero po jego zakończeniu, rozliczy nadpłatę na składki, z uwzględnieniem daty, która wynika z terminu przekazania rocznego rozliczenia.

Wniosek RZS-R o zwrot nadpłaconych składek zdrowotnych za 2022 r.

Warunkiem otrzymania przez przedsiębiorców nadpłaconych składek ZUS jest złożenie wniosku RZS-R w PUE-ZUS.

Przykład

Przedsiębiorca prowadził działalność gospodarczą przez cały 2022 r. opodatkowaną w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, a od 1 stycznia 2023 r. zmienił formę opodatkowania tej działalności na skalę podatkową.

Przychód z działalności, licząc od początku 2022 r., w październiku 2022 r. przekroczył 60.000 zł i do końca 2022 r. nie przekroczył 300.000 zł. Za styczeń 2022 r. i kolejne miesiące, włącznie za wrzesień 2022 r., przedsiębiorca opłacił co miesiąc składkę zdrowotną w wysokości 335,94 zł (3.732,62 zł x 9%), natomiast za październik, listopad i grudzień 2022 r. miesięcznie w wysokości 559,89 zł (6.221,04 zł x 9%).

Rozliczenie roczne przychodów z działalności opodatkowanej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych:

łączna kwota zapłaconych miesięcznych składek na ubezpieczenie zdrowotne wynosiła: 335,94 zł x 9 m-cy + 559,89 zł x 3 m-ce = 4.703,13 zł,
roczna podstawa wymiaru składki zdrowotnej wynosi: 6.221,04 zł x 12 m-cy = 74.652,48 zł, a roczna składka – 6.718,72 zł (74.652,48 zł x 9%),
niedopłata składki zdrowotnej wynosi: 6.718,72 zł – 4.703,13 zł = 2.015,59 zł.

Rozliczenie za styczeń 2023 r., zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Zdrowia, stanowiący „jednomiesięczny rok składkowy”:

Za styczeń 2023 r. składkę na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorca ustalił i opłacił w wysokości 270,90 zł, tj. 3.010 zł x 9%. Ponieważ dla ustalenia tej podstawy należało przyjąć dochód uzyskany w grudniu 2022 r., a wówczas przychody z działalności nie podlegały opodatkowaniu wg skali podatkowej, dla rozliczenia „jednomiesięcznego roku składkowego” dochód wynosi 0,00 zł. W wyniku rozliczenia rocznego w dokumentach rozliczeniowych składanych za kwiecień 2023 r. składka zdrowotna opłacona za styczeń 2023 r. w wysokości 270,90 zł stanowi nadpłatę składek na ubezpieczenie zdrowotne. Przyjmując, że przedsiębiorca nie ma zaległości składkowych, pomniejszy kwotę niedopłaty składki zdrowotnej za 2022 r. ustaloną od przychodów z działalności opodatkowanej zryczałtowanym podatkiem od przychodów ewidencjonowanych o kwotę tej nadpłaty.

Zatem do 22 maja 2023 r. przedsiębiorca obowiązany jest dopłacić składkę zdrowotną w wysokości 1.744,69 zł (2.015,59 zł – 270,90 zł).

Ad. 2) Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne za styczeń 2023 r. przedsiębiorcy, który zmienił formę opodatkowania z podatku liniowego na skalę podatkową stanowiła kwota minimalnego wynagrodzenia obowiązującego na dzień 1 lutego 2022 r., tj. 3.010 zł, a składka wyniosła 270,90 zł (9% z 3.010 zł).

Taki przedsiębiorca, jak wyjaśnił resort zdrowia: „(…) W ramach rozliczenia w kontekście formy opodatkowania podatkiem liniowym, (…) do podstawy rocznej uwzględnia dochód za rok kalendarzowy 2022 r. Natomiast jako sumę należnych miesięcznych składek opłaconych w ramach tej formy, o której mowa w art. 81 ust. 2i i 2j ustawy należy uwzględnić składki rozliczone w dokumentach rozliczeniowych złożonych za okres od lutego do grudnia 2022 r. W tym przypadku nieoskładkowany w ramach rozliczenia miesięcznego dochód za grudzień 2022 r. będzie uwzględniony i rozliczony w rozliczeniu rocznym sporządzonym w kontekście opodatkowania podatkiem liniowym. Natomiast dla formy opodatkowania wg skali składka opłacona w styczniu 2023 r. zostanie ujęta w rozliczeniu rocznym dla tej formy opodatkowania jako nadpłata. Tak jak wyżej zostało to wskazane w kontekście zmiany formy z ryczałtu na skalę, roczna składka zdrowotna rozliczana w kontekście formy opodatkowania – skala, jaka wystąpiła w ostatnim miesiącu roku składkowego będzie podlegać obniżeniu do 0 zł oraz zwrotowi, pod warunkiem braku zaległości na koncie płatnika. (…)”.

Przykład

Przedsiębiorca prowadził działalność gospodarczą przez cały 2022 r. opodatkowaną podatkiem liniowym, a od 1 stycznia 2023 r. zmienił formę opodatkowania tej działalności na skalę podatkową. Dla uproszczenia wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne zapłaconych za okres od lutego do grudnia 2022 r. oraz roczny dochód z działalności w 2022 r. przyjęliśmy z przykładów opublikowanych w UiPP nr 6/2023, str. 15 i nast.

Przedsiębiorca w okresie od lutego do grudnia 2022 r. opłacił składkę zdrowotną w wysokości: za luty 2022 r. – 270,90 zł, za marzec 2022 r. – 270,90 zł, za kwiecień 2022 r. – 270,90 zł, za maj 2022 r. – 1.666 zł, za czerwiec 2022 r. – 294 zł, za lipiec 2022 r. – 270,90 zł, za sierpień 2022 r. – 1.323 zł, za wrzesień 2022 r. – 686 zł, za październik 2022 r. – 735 zł, za listopad 2022 r. – 735 zł, za grudzień 2022 r. – 270,90 zł.

Łącznie kwota składek na ubezpieczenie zdrowotne zapłaconych za okres od lutego do grudnia 2022 r. wyniosła 6.793,50 zł.

Rozliczenie roczne przychodów z działalności opodatkowanych podatkiem liniowym:

Roczna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 131.000 zł (dochód za okres od stycznia do grudnia 2022 r.). Z kolei roczna składka w wysokości 4,9% wynosi 6.419 zł (131.000 zł x 4,9%).

Przedsiębiorca za okres od lutego do grudnia 2022 r. łącznie opłacił składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 6.793,50 zł, a zatem kwota nadpłaty wynosi 374,50 zł (6.793,50 zł – 6.419 zł).